IR: como se organizar para fazer a declaração

Não se assuste, mas um leão está à sua espreita. É a declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF ou só IR), que todos os anos bate à porta dos brasileiros, nos meses de março e abril, e obriga quase 30 milhões de contribuintes a fazer um resumo detalhado do que ganharam, pagaram de impostos e pouparam, no ano anterior.

Os objetivos do IR são ajustar os pagamentos feitos pelos cidadãos ao governo – algumas pessoas precisam contribuir com mais impostos, outras têm créditos a receber – e também coibir a sonegação, já que com os dados obtidos, a Receita Federal muitas vezes consegue identificar quem está escondendo patrimônio para pagar menos do que manda a lei.

Por causa da capacidade da Receita Federal de coibir os sonegadores e do histórico apetite do setor público brasileiro por receitas, o IR costumava ser chamado de “leão” pela imprensa. O bicho, de fato, está sempre pronto para morder os desatentos e os desonestos, por isso, convém ficar esperto.

Porém, vale lembrar que se você se movimenta direitinho e faz aquilo que os especialistas recomendam, a chance de sair ferido desse encontro com o felino selvagem é muito menor.

Para ajudar você no cara a cara com o leão, o Blog do Veduca ouviu um especialista no tema. Nilton de Araújo Faria é sócio da Master Consultores, uma empresa de contabilidade com sede em São Paulo, e sabe tudo sobre Imposto de Renda. Pedimos a ele algumas dicas de como o contribuinte pode se organizar, antes de se sentar à frente do computador para preencher o programa do IR. Veja a seguir o que ele sugeriu.

Como se preparar para a declaração do IR

1) Prazo

Antes de mais nada, fique atento ao prazo de entrega do IR. Em 2019, o contribuinte terá de 07 de março a 30 de abril para enviar sua declaração à Receita. Quem apresentar a declaração após o término do prazo estará sujeito a multas, que vão de R$ 165,74 a 20% do valor do Imposto de Renda devido.

2) Forma de preenchimento e envio

O contribuinte tem à disposição três alternativas para fazer a declaração:

– Por meio do Programa Gerador da Declaração (PGD) IRPF2019, disponível no site da Receita Federal

– Pelo aplicativo Meu Imposto de Renda, para tablets e smartphones

– Pelo serviço Meu Imposto de Renda, que deve ser acessado pelo Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) do portal da Receita por meio do uso de certificado digital.

Para usar qualquer um desses sistemas, acesse esta página do site da Receita Federal e siga as instruções.

Como lembra Nilton de Araújo Faria, mesmo que você tenha baixado os programas em seu computador, tablet ou telefone no ano passado e ainda tenha o ícone em sua tela, é preciso baixar a nova versão do programa da Receita Federal. O download é rápido e fácil de fazer.

O próprio programa de declaração funciona como programa de envio. Desde 2018, já não é preciso baixar dois programas diferentes, um de preenchimento e outro de envio de arquivos (o finado Receitanet), como se fez durante muitos anos.

3)   Checklist

O sócio da Master Consultores conta que, todo ano, a empresa envia a seus clientes um checklist de documentos que eles precisam compartilhar com os contadores para garantir que sua declaração será abrangente como deve.

Veja abaixo o checklist e tente reunir todos esses documentos antes de começar o preenchimento do formulário da Receita. Contar com esses dados antecipadamente ajuda a garantir que você não se esquecerá de incluir algum item obrigatório na declaração.

Também previne o desespero de ter que conseguir acesso a um comprovante em cima da hora e enfrentar problemas com a conexão da internet, o horário de atendimento do banco, a lentidão do RH da empresa ou algo do tipo.

a) Salário, aposentadorias e outros ganhos do trabalho

– Informe de rendimentos – É o comprovante que a empresa fornece a seus empregados. Na verdade, trata-se de uma cópia da declaração que a organização precisa enviar à Receita Federal informando quanto pagou a cada funcionário, para que o órgão público possa cruzar esses dados com a declaração individual de IR dos funcionários.

Toda companhia é obrigada a disponibilizar o informe de rendimentos, até 28 de fevereiro, a todos os funcionários. Quem não recebeu esse informe pode cobrar a empresa o quanto antes, de preferência por e-mail, para ter o registro da cobrança por escrito.

Muitos profissionais têm mais de um empregador.

É o caso do professor que dá aula em diferentes instituições, por exemplo. Esse contribuinte deve lembrar-se de buscar os informes de todas as empresas para as quais trabalhou.

Quem atuou como free-lancer, empregado temporário ou mudou de emprego no ano passado também precisará ficar bem atento para checar se reuniu os documentos de todos os trabalhos pelos quais foi pago, em 2018.

Se for o seu caso, vale até checar seus arquivos de trabalho ou conta bancária, para ver se não escapou da memória algum serviço pontual lá do começo do ano passado.

– Comprovantes de pró-labore e honorários – Caso você receba esse tipo de remuneração, mais frequente para administradores-sócios de empresas (veja aqui o que é pró-labore) e para advogados (veja aqui o que são honorários), lembre-se de obter os documentos relacionados a seus ganhos..

– Comprovantes de recebimento de aposentadoria – Se você tiver aposentadoria, precisará do informe de rendimentos do INSS. É melhor do que se guiar pelos extratos, mesmo que você tenha todos, pois você precisará declarar exatamente aquilo que o INSS informou à Receita.

b) Investimentos e lucro

– Informes financeiros de aplicações – Todos os bancos, corretoras e empresas financeiras em geral com os quais você tem contato como cliente precisam fornecer um informe financeiro que mostra quanto você tinha aplicado em 31/12/2017 e em 31/12/2018, e qual foi o rendimento das suas aplicações.

Isso vale inclusive para poupanças e fundos que ficaram parados o ano todo, contas que foram fechadas e investimentos que você desfez. Em suma, qualquer aplicação que você ainda tenha ou tenha tido em 2018 precisa ser declarada no IR exatamente como a instituição financeira demonstra no informe.

Mesmo quem está desempregado ou tem pouco dinheiro aplicado precisa ficar de olho na diferença de bens e direitos de um ano para o outro. É comum o contribuinte se concentrar mais no aspecto dos rendimentos do que no das aplicações financeiras e esquecer que investimentos baixos também rendem alguma coisa – e cada real precisa ser informado à Receita, no caso dos investimentos. Obter todos os documentos previamente evita esse tipo de problema.

“Um dos principais focos da Receita é sobre os investimentos. Se o seu patrimônio aumentou, por exemplo, e você não informou, eles vão procurar saber por quê”, diz o sócio da Master Consultores, Nilton de Araújo Faria.

Caso você não tenha recebido seu informe do banco, entre no site da instituição. Normalmente, os bancos incluem um pop-up bem visível oferecendo acesso ao documento. Caso não encontre, procure a empresa o quanto antes e peça esses dados.

– Aluguéis recebidos – Além dos comprovantes de pagamento do aluguel, é importante ter em mãos o nome e o CPF de quem alugou seu imóvel, além do endereço exato do imóvel e os valores exatos recebidos no ano.

Também é importante juntar os DARFs de carnê-leão pagos durante o ano de 2018. Se possível, juntar ainda a cópia da DIMOB (informações que foram transmitidas pela  imobiliária que administra os imóveis à Receita Federal, com os dados do contribuinte).

–   Comprovantes de rendimentos de Previdência Privada – É fácil perder a Previdência Privada de vista, porque muitas vezes a aplicação nesse tipo de investimento é feita antes mesmo de o salário cair na conta. Ela tem que aparecer no IR, porém. Não se esqueça!

– Lucros e dividendos – Mesmo quando isentos, lucros e dividendos devem ser declarados. É preciso indicar o nome da fonte pagadora e o respectivo número do CNPJ, inclusive. Essa informação consta do Comprovante de Rendimentos Pagos ou Creditados e de Retenção do Imposto de Renda na Fonte fornecido pelas empresas das quais o contribuinte participa como Sócio ou Acionista.

c) Os mais frequentemente esquecidos

– Comprovantes de créditos da nota fiscal – Sim, isso deve entrar também no seu IR! No caso das notas fiscais paulista e paulistana, por exemplo, é fácil encontrar os demonstrativos de IR nos respectivos sites.

Nilton de Araújo Faria lembra que é preciso separar os rendimentos tributáveis da declaração (resgate) – ou seja, aquilo que o governo depositou na sua conta como crédito pelas notas que você juntou – dos prêmios de sorteios (que serão incluídos como rendimentos tributados exclusivamente na fonte).

– DARFs de carnê-leão referentes a pensão alimentícia judicial – Também é necessário declarar o recebimento desse tipo de pensão no IR.

– Comprovante de restituição do IR recebida no ano de 2018, se houver. A restituição do IR recebida em um ano precisa fazer parte da declaração do IR do ano seguinte.

d) Pagamentos e doações

– Comprovantes de pagamentos e doações efetuados, tais como:

— Pensão alimentícia – se você pagou a alguém, precisa declarar.

— Aluguéis – Se você pagou, isso deve constar no IR, porque assim a Receita consegue verificar se quem declarou ter recebido aluguel (o proprietário do seu imóvel) está declarando corretamente.

— Instrução – Qualquer instituição de ensino reconhecida pelo MEC (escolas do Ensino Fundamental ao Ensino Superior) precisa fornecer um informe de pagamentos, quando solicitada.

— Saúde – Médicos, dentistas, psicólogos, hospitais, clínicas. Vale lembrar que você precisa ter o comprovante de que recebeu o atendimento, com o valor incluído, para poder declarar no IR. Lembre-se que o prestador de serviços de saúde também declara, no IR dele, o que recebeu do cliente, portanto, os valores que você declara e o que o prestador informa precisam ser iguais.

— Planos de saúde – Também precisam oferecer informe de recebimento do seu pagamento.

— Advogados

— Consórcios

— Guias de Recolhimento do INSS (GPS no caso de autônomos) e/ou pagamentos feitos à Previdência Complementar.

— DARFs referentes a antecipação de IR carnê-leão

— Qualquer doação que você tenha feito ou recebido, inclusive a parentes e amigos, a título de empréstimo ou apoio financeiro, precisa ser informada no IR, tanto por você quanto pela pessoa que doou ou recebeu. Vale a pena ter esse valor em mãos antes de fazer a declaração.

Em todos esses casos, é necessário que nos comprovantes constem nome, CPF ou CNPJ e o valor dos pagamentos e doações.

e) Empregados domésticos

– INSS de empregados domésticos – Todos os recolhimentos (GPSs) efetuados durante o ano de 2018.

f) Bens e direitos

– Imóveis – Comprovantes de aquisição ou venda, no ano de 2018, de imóveis. Nos comprovantes, devem constar o IPTU, o nº de registro do imóvel, o cartório e a data da compra ou venda.

– Veículos – Comprovantes de compra ou venda de veículos, no ano de 2018, incluindo dados sobre RENAVAM (o número de registro) e data da transação.

– Participações societárias – Comprovantes de participação em empresas.

Nesse item de bens e direitos, Nilton de Araújo Faria lembra que se o contribuinte tiver comprado bens parcelados ou financiados, deve reunir os comprovantes de pagamentos feitos naquele ano, antes da declaração, pois esses pagamentos precisarão ser informados no IR.

Também no caso de reformas grandes ou benfeitorias em imóveis, vale a pena reunir as notas fiscais de material e recibos de mão-de-obra.

Isso será necessário se você quiser informar à Receita sobre essas transformações no imóvel, algo que pode reduzir os impostos a pagar na hora de vender o bem.

Já no caso de compra ou venda de imóveis, pode ser útil obter também uma cópia da escritura pública ou do Contrato de Compra e Venda, para você ter as informações exatas, na hora de declarar.

g) Dívidas e ônus

– Comprovantes de dívidas e ônus assumidos ou pagos.

É necessário que, nos comprovantes, constem o nome do credor, CPF ou CNPJ, a natureza da dívida e os valores contraídos e / ou pagos durante o ano de 2018.

h) Outros documentos

– Cópia de Contrato Social ou Alterações Contratuais ou Estatuto Social (A.G.E.  que contem o Estatuto) de empresas das quais participa ou participou em 2018.   

– Informações sobre créditos referentes a empréstimos efetuados a empresas das quais participa.           

– Cópia de Demonstrativo de Ganhos de Capital apurados em eventuais vendas de bens móveis, imóveis ou de participações societárias.

– Comprovantes de operações na Bolsa de Valores ou de Futuros ou cópia do Demonstrativo de Renda Variável.

– Comprovantes de operações em moeda estrangeira ou demonstrativo de  ganhos em moeda estrangeira.

– Comprovantes de pagamentos de despesas referentes a 2018 relativos ao exercício profissional para elaboração do Livro Caixa ou Demonstrativo do Livro Caixa emitido pelo aplicativo Carnê Leão 2018.

4) Declaração do ano anterior

Contar com o arquivo da sua declaração de IR de 2018 facilita muito o trabalho de preenchimento do formulário, pois há diversos campos em que você precisará informar dados do ano anterior.

Vale fazer uma busca nas suas pastas para encontrar esse arquivo antes de começar o trabalho de declaração propriamente dito.

5) Mudança importante: CPF dos dependentes!

A partir deste ano, será obrigatório informar o CPF de qualquer dependente mencionado no IR, inclusive o de bebês que nasceram em 2018. Portanto, se você não tem em mãos esses dados, não deixe para buscá-los em cima da hora, para não se atrapalhar no preenchimento do formulário.

6) Organização

Para concluir, o sócio da Master Consultores lembra que se organizar ajuda não só a prevenir erros no IR, mas também a resolver deslizes que possam acontecer mesmo tomando-se cuidado na hora da declaração.

Quando a Receita Federal intima um contribuinte a se apresentar e explicar inconsistências em sua declaração, o cidadão precisa levar impressos e organizados todos os documentos que possam mostrar que os dados informados são verídicos.

Sendo assim, depois de se organizar como indicado no checklist acima, vale guardar esses documentos, em versão impressa ou online, em pastas com datas (ordenar por meses costuma ser o melhor critério) e títulos claros, para você não se desesperar, caso precise esclarecer algum problema na Receita.

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Créditos das fotos

Foto da chamada: Sten Nijssen no Unsplash – Veja a foto aqui